Administración de Documentos

MantizOnline permite digitalizar y adjuntar documentos a los flujos de trabajo de forma ordenada y fácil que resulta fácil de consultar por parte de los usuarios de la organización.

Todas las transacciones conllevan  la producción de documentos (tales como un pagaré o una carta de instrucciones) o la incorporación al proceso de documentos que el cliente trae (copia de su cédula, certificaciones de ingresos, escrituras, hipotecas o prendas, etc).

Conscientes de esta realidad, MantizOnline incorpora nativamente y como parte de sus funcionalidades la administración de dos tipos de documentos:  

   · Los documentos que MantizOnline genera automáticamente, para ser impresos o enviados por correo y

   · Los documentos que estando previamente digitalizados, se suben a MantizOnLine, para que hagan parte del proceso de un producto.

La generalidad de aplicaciones de BPM o Workflow con orígenes en el Sector Industrial no incorporan nativamente esta funcionalidad, con lo cual las entidades tienen que hacer interfases para integrar aplicaciones de imágenes al Workflow, con lo cual se aumentan los costos, se pierde simplicidad y flexibilidad, se dificulta que los usuarios tengan empoderamiento para administrar la herramienta.

MantizOnline posee una aplicación propia que administra los tipos de documentos, el lugar de almacenamiento y las características de envío al servidor central, donde estos documentos quedan disponibles para consultas en el futuro.

Para la visualización de los documentos por los usuarios en la Web y su archivo dentro del sistema de almacenamiento, MantizOnline posee la funcionalidad de guardarlos como .doc lo que quiere decir en formato Word o como .tif multipágina, para los eventos en los cuales el usuario o el cliente no disponen de Microsoft Word o del visor de Word

Los documentos generados por MantizOnLine pueden estar configurados para que al momento de visualizar el documento en WEB, este se pueda Editar, mantenga Control de Cambios o se defina si  es de solo lectura y  se permita su actualización por medio de una clave.

Una de las características de diseño más importantes en el tema de documentos es que MantizOnline utiliza todo el poder de Word, la herramienta de edición de documentos más conocida por los usuarios de oficina.  Para facilitar la inclusión de datos del cliente en el momento de la operación MantizOnline anexa  a la interfaz de Word un árbol con la misma estructura de variables que se han usado durante todo el proceso de diseño.

Los documentos generados por MantizOnline, pueden al mismo tiempo ser enviados por E-mail, utilizando cualquier servidor de correo electrónico sobre protocolo SMTP, igualmente estos correos pueden ser direccionados a los clientes, a las oficinas de radicación o a usuarios específicos y seleccionando el formato y el modo como son enviados en el correo (como parte del texto del correo o como un archivo anexo)


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